医院综合档案管理刍议

  医院综合档案管理刍议

   张凤娟

   吉林省人民医院吉林130021

   摘要 医院的综合档案管理工作对于医院其他工作的开展具有非常重要的作用,但是当前医院综合档案管理工作受各种因素的影响,还存在着很多方面的不足,做好医院综合档案管理工作首先就是要能够了解当前医院档案管理工作的现状,针对医院档案管理工作中存在的不足,制定出完善的措施,保证管理工作的开展,充分发挥医院档案的作用,推动医院工作的开展。本文将针对当前我医院档案管理工作的现状,探索强化医院档案管理工作的有效措施。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词 医院;综合档案管理;现状;对策

   伴随着我国社会主义市场经济的发展和改革,医院档案管理工作也在不断的深化。档案本身作为最具有说服力的历史记录,本身就是涉及到大量数据、资料和图表。档案作为当前我国各部门工作开展的有效的信息资源,做好医院综合档案管理工作对于提升医院档案的管理水平至关重要。

   1 加强医院综合档案管理的意义

   首先, 加强对医院的综合档案管理可以有效地实现档案管理工作由传统管理向现代管理方式的转变,档案管理工作在日常工作的基础上,可以不断提高档案管理水平,提升档案信息资源的有效利用,实现档案信息为医院的生产发展做出相应的贡献。

   其次, 在实践方面将现代的管理理念运用于医院档案管理工作实践中,可以有效改善医院中对档案管理应用率不高,档案管理意识不强、档案管理不到位等问题,为档案工作的有序开展提供了新的指导方向, 为我国医院档案工作的健康发展提供了新的思路和路径。

   再次,实现科学有效的档案管理可以提高医院发展决策的科学性。档案管理涵盖了医院的生产、经营、财务、人事等各个方面,积极发挥医院的档案在医院经营和管理决策中重要的积极作用,可以减少决策风险,促进管理的科学化。

   2 现代医院档案管理工作的开展

   2.1 实行医院档案管理一体化

   在医院中,档案管理是医院各种信息资源的存储器,将医院的各种信息资源进行汇总并进行存储,从而实现医院的信息资源被完整的保存,促进医院信息资源的融汇。随着高科技时代的飞速发展,实现医院档案管理的科学化、现代化和一体化对于医院的档案管理来说是工作的重中之重。首先,对于加强医院档案一体化管理而言,档案管理工作中要及时对各部门和科室的工作情况、人事调动等信息进行整理、归档,然后还要将各部门档案进行分类,建立医院档案管理资源库,保证各项资源都能够全面、准确的反映在档案中。其次,还要进行档案管理信息化建设,随着网络的广泛应用和计算机技术的普及,医院的档案管理中也必将更多地涉及到电子档案和电子文件的管理,就电子档案的一体化建设来说,档案管理部门更需要加强对其的管理,完善电子档案建立的生成、传递、处理、存储、查阅、收集等相关的规章制度,从而保障各项工作的有序运行和安全运行。最后,合理处理好纸质档案和电子档案之间的工作关系,保障二者平滑结合,使档案管理工作流程科学化、规范化、合理化。

   2.2 档案管理和排放方式的合理

   现阶段综合档案管理仍然以纸质档案管理为主,是档案管理中的基本工作,由于各生产单位上交档案的时间不规范,造成档案归档时间不一,档案管理工作也就相对有了一定的难度,一般而言,档案管理人员都是在归档时凭借经验在每一个全宗之后预留出位置排放以后接收档案的做法,这极为不利于档案的科学管理,随着计算机技术的普遍应用,档案排放也可以充分利用计算机编制档案实体存放索引,使得索引能够及时显示出档案的排放位置,这样既可以减轻管理人员的工作负担,提高档案管理的工作效率,也可以让档案排放管理变得更加简单和灵活。此外,随着数字化档案管理应用的实现,档案管理也可以更加灵活多样,实现档案在分散或集中的有效控制,从而保障档案排放和查询更加快速化和便捷化。

   2.3 综合档案管理工作模式的转变

   要实现医院档案优化管理,首先要做的就是对档案的管理模式进行优化。随着信息技术的高速发展,档案管理系统也在不断优化升级,为了促进我国档案建设与时代接轨,与国际信息接轨,必须与时俱进,推进档案信息化管理,采取现代化、信息化的管理方式,利用信息资源,以达到更快捷、更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。首先,健全档案网上信息系统,将医院中的档案信息录入系统,便于部门进行高效查询。其次,实现电子材料与纸质材料的联合,将纸质档案与信息系统、各项登记本联系起来,互相核对,找出档案内容不完整、不规范之处,及时修正,促进档案管理的规范性。

   2.4 加强职工业绩档案的开发利用

   职工业绩档案不仅能够反映出职工的工作情况,而且还能够对医院的发展和科研做出重要的贡献。因此,做好医院档案管理工作重点是要做好医院的职工业绩档案管理的开发利用工作,以便职工档案能更好地服务于职工本人,服务于医院工作。首先,应加强医院职工业绩档案管理的信息化工作,充分利用计算机在业绩档案中的作用,建立和完善专业技术人员业绩档案数据库,及时更新数据,保证档案资料的完整、系统和延续。其次,还应加大对职工业绩档案的开发力度,在严格执行保密制度的前提下,以职工的业绩档案为依据,对医院内的职工的技术能力、继续教育、专业资格等进行资格鉴定和审核,从而不断提升医院职工的技能水平,促进医院的发展。

   3 小结

   总之,在医院的档案管理中,为了不断提高管理工作的水平,实现管理的科学化和规范化,必须转变医院档案管理中的工作内容和工作模式,提升档案和文件的质量,保证档案的科学性和真实性,并且应积极进行档案管理的信息化建设,实现档案管理与时代接轨,促进档案管理事业的进步。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

   [1]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯,2012(6):219.

   [2]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界,2014(2):16.

   [3]董桂兰.关于医院档案管理工作创新的探讨[J].北京档案,2011(4):47-48.

   作者简介

   张凤娟,女,1965 年出生,吉林省长春市人,副研究馆员,研究方向:档案管理。

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