新时期文书档案管理工作的重要性

  新时期文书档案管理工作的重要性

   刘荣旭

   (河北省承德市城镇居民医疗保险基金管理结算中心,河北 承德067000)

   摘要:随着社会的发展,档案管理工作也变的越来越重要,尤其是文书档案管理工作,文书档案管理必须始终与时俱进。本文浅析了目前机关档案信息化建设中的不足,并对如何才能做好文书档案管理工作提出了相应的建议。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:新时期;文书档案管理

   中图分类号:G275.2文献标志码:A文章编号:1000-8772(2015)08-0246-02

   收稿日期:2015-02-10

   作者简介:刘荣旭(1987-),女,河北承德人,本科。研究方向:档案管理。

   文书档案作为重要的参考信息,对各个社会组织而言都有着十分重要的意义。因此,只有加强对文书的管理,促使管理方式科学到位,才能够协助组织处理好各项工作,促进组织的发展,提高实际的办事效率,尤其是在新的形式下,加强对文书档案的管理更显得尤为重要。然而,随着时代的发展,文书档案的管理工作明显跟不上时代的节拍,呈现出各种弊端。本文通过对文书档案管理模式的探析,提出了新的管理方法,希望能更好的服务于社会。

   文书工作既是一项业务性很强的工作,又是一项很细致的文字工作,是机关日常工作的重要组成部分。具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等。是企业管理工作的一个重要部分,它真实地记录了各项工作,有着重要的查考价值,机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题,常常需要从档案中查考过去的记载,如果有档案可查,许多问题可以迎刃而解,工作得以顺利进行。许多事实证明,随着时间的推移,其作用逐渐向社会各方面扩展,国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案,不仅今天要用,将来也要用,档案保存的时间越久远就越珍贵。

   文书档案工作人员不仅要有高度的工作责任感,认真办事的工作态度,同时也要认真履行文书档案员的工作职责,主动为领导工作服务,热情为广大职工服务。努力做好档案服务工作,使领导和广大职工逐渐认识到文书档案工作的重要性。同时,要努力争取领导的重视,领导的重视是做好文书档案管理的重要关键。因此,在平日工作中勤请示、勤汇报,争取领导的关注与支持;勤动手,经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。

   一、目前机关档案信息化建设中的不足

   (一)管理不规范

   对许多社会组织而言,档案管理不够规范是通病,在档号、档案标题以及目录方面的不科学、不规范、规章制度不健全,都是导致文书档案的管理质量普遍不高的原因。加之许多单位长期采用传统的档案管理方式,新形势下,对档案的管理不能做到及时的机制创新、管理方式创新,目光短浅,不具备及时变革的大局意识,档案长期以来只能是“重藏轻用”,难以发挥实际的效用,长期滞后于时代发展的脚步。

   (二)管理手段落后,工作繁杂度高

   在现阶段,网络、计算机飞速发展,为我们各项资源的储存都提供了极大的便捷,许多单位、部门已经实现了档案的计算机检索。然而,在文书档案管理上,仍旧大多以手工检索为主,检索工作繁杂,精度不高。管理手段落后,导致文书档案管理直接与社会脱节,严重不适于现代工作的进展,致使社会组织的各项工作效率总体不高。

   (三)管理人员素养低,阻碍进一步发展

   文书档案的管理需要有一批专业素养较高、能够熟练掌握现代信息技术的专业人才。然而,在文书档案的管理中,管理人员的技能水平参差不齐,对于计算机技术又不是很了解,加之,招聘的一些兼职的或短期的档案管理人员对档案管理业务不熟悉,档案收集、整理工作不规范,无法使文书档案的管理同社会发展形势相适应。

   二、文书档案管理工作的创新研究

   文书档案的管理不能固守陈旧,要根据实际的工作需求不断的创新,要通过档案的管理工作,使文书档案能够真正的发挥价值,而不是简单的档案收集与整理。这就要求加强文书档案管理工作的创新研究,不断的开辟新途径,不断地发展。

   (一)健全体制,促进档案管理有效

   文书档案的管理工作长期以来处于较低发展水平,主要是缺乏系统有效的管理制度,导致文书档案的管理杂乱无章。这就要求根据时代发展特点制定新的档案管理体制,如档案管理责任制、电子档案管理体制以及鼓励员工参与文书档案管理的主动参与机制等。同时还要加强监管力度,保证档案管理体制的有效实施。要制定文书档案管理的战略性目标,用发展的眼光对文书档案进行管理。

   (二)技术创新,促进档案信息化

   传统的档案管理手段过于陈旧和繁杂,已经不能适应信息化条件下档案的管理。计算机技术和网络技术的飞速发展,要求文书档案的管理必须要与现代科技相结合,使文书档案的管理变得更高效。文书档案的创新管理要求能够充分地利用现代信息技术,加强信息化进程,实现档案管理一体化、电子化。这样不但能简化文书档案的管理工作,也使文书档案在查询余调度中更为便捷,促进整个社会组织以及相关的单位快速高效地运转。

   (三)法规学习宣传到位,增强职工的档案意识。

   档案工作中做好法律法规的宣传是做好档案工作的关键。日常工作中,我们认真学习、贯彻执行《中国人民共和国档案法》《省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》及《福建省电力有限公司公文处理办法》,根据日常工作,健全档案管理制度,在职工中加强宣传有关档案工作的法律法规,使档案工作开展到哪里,宣传工作就跟进到哪里。使基层职工都能自觉配合档案室工作,各办公室都能及时将部门的存档资料上交到档案室。

   (四)努力提高档案管理人员的知识水

   1. 加强制度建设,建立培训机制

   档案管理是一门专业性很强的工作,要有扎实的档案管理的基本技能。因此,档案管理工作者要积极参加档案局举办的各类专业培训班,只有不断学习、丰富专业知识、开拓视野、提高综合素质,才能做好档案管理工作。

   2. 利用现代化技术整理档案

   纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解不同,就容易产生分类不准确的现象,给今后的查找工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,方便省力;同时利用计算机搜索功能也能达到方便快捷的目的,不仅降低了由于人为因素出现错误的概率,又可发挥计算机的优势,真正达到提高工作效率的目的。

   3. 加强档案台账管理

   在档案台帐上也进一步得到了健全,现设有档案收进移出登记、档案数量统计、借阅登记、温湿度记录、档案资料交接凭证、库房检查记录等。

   (五)树立档案管理意识,建设专业管理队伍

   文书档案管理方式落后,另一个重要原因是实际的文书档案管理的操作者专业技能不强,对先进的管理技术了解不够,管理意识淡薄。这就要求加强文书档案的专业管理队伍建设,树立较高的、先进的档案管理意识。同时,要定时的对档案管理人员尽行专业技能的考核,建立健全人才考核制度,实行优胜劣汰制,培养出一批专业技能较高的文书档案管理队伍。

   三、档案业务建设

   随着时代的发展,文档管理工作也面临着许多的问题,例如文件和档案数量越来越多,给整理和保管带来困难;管理方法手段落后,直接影响文件和档案质量等。面对新的历史时期、新的工作需要,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。

   根据国家有关规定,办公室按规定及时接收各门类的档案,进行统一管理;文件材料的书写格式、质量符合有关规范要求。所有的档案分类、排列符合要求。同时,档案员还需定期对库房进行抽查,档案无霉变、虫蛀等不良现象,无泄密事件发生。

   档案管理工作平时不起眼,也不引人注目,因此常常被忽略,但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的依据凭证。文书人员不仅要在公司领导的重视及大力支持下勇于奉献,还要要增强档案意识,掌握丰富的知识,加上平时认真负责的工作态度,就一定会做好文书与档案工作。

   四、结语

   文书档案的管理对于社会组织来说意义重大,文书档案的管理水平也能够体现相关单位、组织的办公水平。随着社会的不断发展,要对文书档案管理工作进行创新发展,充分发挥单位档案的巨大功用,才能从更广泛的层面更好的服务于单位、组织的各项工作,促使各个流程顺利进行,实现与社会同步发展。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

   [1] 贺燕南. 文书档案的现代化管理策略[J]. 办公室业务,2012,(1).

   (责任编辑:辛美玉)

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