试论文书档案管理中存在的问题及对策_1

  试论文书档案管理中存在的问题及对策摘 要:单位在运营过程中经常会有一些数据信息的产生,这些数据与单位的运营情况息息相关,在某种程度上也映射出该单位在行政管理等方面的成功与否。因此,文书档案的管理在单位工作中具有重要意义。本文针对文书档案的管理工作作出简要分析,向大众阐释其重要性,望在今后的工作中单位管理者能够将其重视起来。教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:文书档案管理;问题;措施对策文书档案管理在单位工作中是经常被忽视的一项任务,但是它的地位确是任何工作都无法代替的。只有加强文书档案的管理工作,企业才能在未来的发展中变得越来越好,也正是有这项工作的开展,企业的信息才能得以不断完善,因此,我们要重视文书档案管理工作,改正其在工作中的缺陷,不断完善档案管理制度,在其帮助下将企业发展得更加繁荣。1 文书档案管理中存在的问题1.1 培训档案管理人员的工作仍有待加强。许多单位在档案管理方面投入的经费不足,或不够重视,因此档案管理人员的专业素质不够,经常是毫无专业能力的人员未经培训就上岗工作,接手文书档案的管理工作,造成档案的文书管理工作不具备重点,没有深入到要领,在专业化的技能与培训文书档案管理工作中依然存在较大差距。一些单位中管理档案的人员虽然具有上岗证书,但是真正参加培训的人员却只占少数,即使参加了培训,对文书档案管理工作的认识也是一知半解,谈不上真正的理解,更不必说将最新的档案管理的理念传达到工作中了。档案管理人员的工作不能与现代化的管理理念相衔接,单位的档案管理水平就不能够得到有效的提升。科学技术在近几年间得到进一步发展,计算机的应用使档案管理变得更加便捷,同时也是未来档案发展过程中的一个趋势,因此档案管理人员必须要将提高自身素质作为基本任务,努力提高自身的科学化与规范化的业务水平。1.2 文书工作在与档案工作在进行衔接时经常产生问题。由于文书工作与档案工作二者之间是既相互联系又具有区别的,因此在实际的工作中,我们应该将这二者联系起来,使其互相协调共同发展,最终建立起一个具有统一结构又分工明确的管理体系。这种分块式的管理能够将档案管理工作变得更加科学与规范化,能够有效地对档案进行管理,但是实际操作时却并不简单。其原因就是该体制将文书工作与档案工作相分离,处理文书的工作人员没有强烈的档案管理意识,而档案管理人员又不具备文书工作的能力,虽然将二者有机的结合在一起是种较为理想的状态,但实际情况却很难将其有效地衔接,并且在公文格式与处理方式等方面并不标准。2 提高文书档案管理工作水平的措施做好文书档案工作的前提是领导者的重视,档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作,加强领导者和员工们对于档案管理的认识,并争取得到领导者和员工的理解、重视和支持,争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中,加大档案管理设备的投入,不断的提高档案管理的现代化水平,从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才,从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。2.1 要想将文书与档案管理工作处理好,就要规范其衔接。首先档案要以文书作为基础,文件的质量直接影响到档案质量的优劣,如果文书不具备较高的质量作为典范,那么也就难以保证档案达到规范的要求。所以档案质量的提升要以文书工作作为基本环节。处理文书的工作人员应该提高自身的管理意识,将文书材料分门别类的归档,头脑中时刻要具备档案管理的工作与文书工作不分家这一思想,做到了这一点,文件质量一定会有所提升。除此之外,从细微之处也能体现出文书工作是否到位。比如纸张大小是否统一,文字标准有无规定的标准等。此外,还应该做到使用黑色碳素笔进行文件的批阅工作,处理文件不能拖沓,认真做好领导讲话的记录等文书工作。2.2 做好部门之间的协调工作。管理档案的人员首先需要对业务部门有大致的了解,掌握手头工作的内容,其次是要经常同其他部门互通有无,交换信息,做好沟通工作;另外,根据单位在实际工作中的需要,工作人员自身要具有独立思考的意识,主动思考如何将自己的工作做得更好。档案管理部门要及时与其他部门进行协商,这样做是为了能够更加便捷的收集相关资料,在收集资料时不能没有重点,应分清主次,对于能够代表单位的过去与目前状况的资料要重点收集,有利于单位在未来一段时间内发展的资料也要加大收集力度,保证今后的研究工作能够顺利开展。2.3 建立有效的管理机制和程序,严格按照规章制度办理公文。对于档案管理的规定和程序,要尽可能的细化,简洁明了,并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则,严格进行审核和签发,坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范,在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容,则需要按照程序进行复审。对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用,简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片,合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制,要严格,禁止随意的抄送现象。2.4 做好文书档案的基础工作,调整文书档案的结构和内容。文书档案的物质基础和前提条件是资料的收集、鉴定以及保管和统计工作。因而,工作人员除了要善于收集单位和上下级之间的各种有用的文件和资料之外,还需要善于收集和整理单位在活动中形成的生动的能够有效的反应细节的档案资料,并认真的进行整合,对其进行综合的分析、筛选、研究和整理,促进档案信息功能的发挥,不断的丰富档案的资源,明确不同时期的单位的工作重点和任务,以服务全单位和单位大局来开展文书档案工作,从而形成服务大局的强大合力。结束语总而言之,文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准,其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位,切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接,强化各部门之间的合作,做好文书档案资料的收集工作,建立完善和管理机制和工作程序,树立文书档案管理的规范化和标准化,从根本上切实提高文书档案资料的利用率,保证单位的建设和发展。教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息,2010(16):62.[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化,2010(5):188.[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2009(21):218.

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