办公室现代化科学管理浅谈

  办公室现代化科学管理浅谈

   文/ 大唐南京环保科技有限责任公司刘丽丽

   【摘要】办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门,是沟通上下、协调左右、联络内外,保证各项管理工作正常运转的枢纽。在全球全行业现代化管理的当下,办公室管理是否科学以及科学化程度如何,直接关系到所在企业的形象和管理效能的高低。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词办公室;管理;科学化

   办公室是辅助上层领导管理工作开展的窗口部门,承担着为领导层收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务。科学管理办公室工作,有助于保障上层领导与各部门的沟通顺畅,确保所收集、传递信息的准确性、及时性和全面性,有助于领导层科学制定公司决策。

   办公室关系到管理系统的协调运转。任何管理系统都是一个复杂的联系网络。在这个网络中,办公室处于中枢的地位,它不仅是领导的综合办事机构、信息参谋部门,而且是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的桥梁和纽带。全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅,取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此,科学管理办公室,将会更好地发挥办公室的枢纽作用,理顺各方面的关系,沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系,促进整个管理系统的协调运转。

   办公室影响着组织的办事效率和服务质量。办公室承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作林林总总,繁杂琐碎,如管理不善,极易造成混乱,导致效率低下、服务质量差。而科学管理办公室,能够分清轻重缓急,忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务,较好地消除马拉松会议、文牍主义等弊端;能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍,避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生,从而大大提高办事效率和服务质量。

   一、办公室现代化科学管理的主要内容

   随着现代公司经营管理模式的演变,办公室的职责也逐渐发生了变化,目前来看,可主要概括到管理的制度化、程序化和自动化三个方面。

   (一)制度化。办公室管理的制度化,是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度,将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来,把办公室人员的行为纳入管理规范之中,提高工作效率和质量,做到凡事有章可循,有据可依,确保公司决策与管理制度化、标准化、规范化,为公司近期目标实现和长远发展提供制度保障。制度化工作应着重抓好如下几项制度:一是会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问,是科学管理办公室的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题:1. 严格控制会议数量。如果无论大小事情都要通过开会决定,会议将会泛滥成灾,领导者的许多精力和时间也将消磨在茫茫“会海”之中。因此,建立严格的会议审批制度,可开可不开的会议一律不要开;能小会解决问题的就不要开大会;能短会解决问题的就不要开长会。2. 提高会议质量和效率,充分做好会前准备,并严控会议时间,做到议而有决,决而有行,防止拖泥带水、会议结论模糊不清。二是公文处理制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作,如没有一定的章法很容易出差错或造成公文旅行、公文积压,导致效率低下。为此,必须建立健全公文制度,通过现代化公文管理软件和工具,提高办文质量,加速公文运转。1. 规范公文种类,通过办公OA 等现代化途径发布公文分类。2. 统一公文格式和固定行文关系,通过办公OA 系统设置,统一规范各类公文的行文要求和行文关系;3. 准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序,保证和提高公文运转的效率。三是接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏,直接影响到机关或企业的形象和声誉。因此,办公室必须重视接待工作,建立健全各项接待制度,对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确合理的规定,形成相对固定的接待标准图,并加以流程化管理,以便按章接待。四是安全管理制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此,必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度,并指定专人负责和定期检查。

   (二)程序化。程序化的管理可使各项管理活动按照一定的秩序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行,促进和实现办公室管理的正常化。它主要包括公文处理程序、会议安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。

   实现办公室管理程序化的关键在于程序的优化。为此,制订程序时必须注意程序的可行性、有序性、系统性和简捷性。可行性即程序必须具体明确,必须以实际上能做到为前提。系统性即程序本身就是一个有机系统,它必须考虑到各方面的因素和主客观条件,尽量预见到可能发生的情况,力求全面周到,统筹兼顾,不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接,不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化,确定关键路线,去除可有可无的程序,减少重复。

   (三)信息化。随着互联网信息时代的到来,信息化办公应运而生。办公自动化为办公室信息的收集和传递,公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件,大大地提高了办事效率,促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此,办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用,努力创造条件,积极地促进办公室自动化的进程。如可以在办公OA 里综合建立系统,覆盖公文、公告、制度、日程等模块,大幅提高公文处理效能,建成效率高、反应快的办公决策服务系统。

   二、办公室现代化科学管理的基本要求

   办公室管理的科学化有多方面的要求。就最基本的要求看,主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视与支持。

   (一)合理配置办公室内部机构。合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。如前所述,办公室处于行政管理的中枢地位,它不仅是综合办事机构,而且是领导的参谋部,具有办事、咨询、信息、服务等基本职能,工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全,人员配备不齐全、不合理或者素质低下,势必影响办公室管理功能的发挥。因此,为了实现办公室管理的科学化,首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员,使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍,以确保办公室各项工作的顺利开展。

   (二)增强办公室工作人员的职业感。办公室工作人员必须具备良好的职业道德和职业精神,养成良好的职业礼仪和行为规范,克己奉公、不卑不亢。为人处事做到方圆相济,时刻以大局为重。

   (三)要注重业务素质的提高,使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力。办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强,这必然要求办公室人员具有较宽的知识面,能够掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术,努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时,办公室人员要具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等,以适应办公室管理科学化的需要。 因此,对办公室人员而言,业务素质的提升是持续性的,需要不断地通过内部锻炼、外部培训等方式提升办公管理综合能力,从而提升整个办公室系统的服务支持能力。

   (四)领导的支持和指导。因为办公室及其人员是在领导的直接指导下开展工作的,其管理的好坏对领导的工作和形象影响极大。因此,领导必须首先在思想上对办公室管理的科学化问题予以足够的重视,对办公室的地位作用有充分的认识,既发挥办公室处理事务、搞好服务的作用,也重视其参与政务的参谋助手作用,并为其作用的发挥创造条件。其次,对于办公室管理的制度化、程序化、自动化建设及办公室队伍的建设给予具体的支持和领导,切实加强对办公室人员的教育和培养。特别是对于秘书人员,领导对他们既要严格要求,又要大胆放手,并给予具体的帮助、指导,使其在实践中得到锻炼和提高。

   三、结语

   现代科技的快速发展带来了现代办公的便利,办公室管理应紧跟时代步伐,秉承现代化科学管理理念,在办公管理具体工作中充分使用现代化管理方法和工具,从而将办公室传统意义上“重、苦、杂、难”的各类工作系统地规范化并“简化”,更好地做好办公室各项基本工作的同时为现代组织提供更优的办公室服务。

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