高等院校采购管理现状研究

  高等院校采购管理现状研究

   盛洁

   (南京大学教育研究院,南京特殊教育师范学院江苏·南京)

   摘要:随着高等教育的普及,在校学生人数与日俱增,财政拨款与事业性收入逐年增加。为了提高高等院校教学、科研、学科专业建设及人才培养水平,各级政府及高等院校加大了经费投入。本文调研了具有代表性的十余所高校的采购管理的机构设置及制度建设状况,针对高等院校采购管理的特征,对管理中存在的问题进行深入分析,并提出相应的对策。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:高等院校;采购管理;机构设置

   一、采购管理机构设置

   目前高校负责采购的机构名称尚未统一,不同高校对采购部门的称谓也各不相同,如南京师范大学的资产管理处、苏州大学的国有资产与实验室管理处、武汉大学的采购与招投标管理中心、南京大学挂靠在财务处的招标办公室、中山大学挂靠在设备与实验室管理处的招投标管理中心等。

   按照组织形式可以分为集中模式、分散模式、兼管模式三大类。集中模式:采用这种模式的高校成立了专门的机构,通常称为“招投标管理中心”或“招投标办公室”,是一个独立建立的部门,有运营开支,并且还兼有管理和服务职能,所有学校的采购工作统一由该部门负责,统一操作,如武汉大学、中国海洋大学已采取此模式。这种模式更有利于管理,具备专职人员和专门场所,对采购工作的管理也更规范。但是,由于权力过度集中,容易滋生腐败,不利于加强监管。分散模式:采用这种模式的高校,既没有专门的招投标机构,也不是某一职能部门集中负责,而是根据业务要求,不同的采购项目,由不同的职能部门负责:基建处负责重大建设和维修工程,后勤处负责后勤物资如药品、食堂用具的采购及零星修缮工程,实验室负责专业仪器设备采购,图书馆负责图书采购,教务处负责教材和教科研设备采购。南京林业大学采取该模式。这种模式具有针对性和灵活性,但采购机构过于零散,不利于监管,给监督招投标工作带来一定的困难。兼管模式:采用这种模式的高校没有专门从事采购工作的机构,且没有配备招投标管理的专业人才,采购管理由某个职能部门集中负责,采购管理只是其工作的一部分。如华中师范大学、陕西师范大学,、中国农业大学等均采取这种模式。这种模式既能宏观控制,又能微观操作,一事一议,职责分明,监管到位,缺点是人员配备必须加强,专业素质有待提高。

   二、采购管理制度建设

   高等院校在招投标过程中,以招投标法和政府采购法为基本法律依据,在具体工作中,突出政府采购法的行政管理性质,并注重招投标法的招投标具体流程。一些高校结合自身的实际情况,制定了适合本校的各项采购和招投标规章制度,这对我国高校的基建和采购工作起到了推动作用。

   笔者调阅了上述几家高校的校内采购和招投标规章制度并进行比较后得出以下结论:首先,所有高校的规章制度建设均以《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》和《中华人民共和国政府采购法》为依据;其次,所有高校都有自己的招投标管理制度,并在制度中明确表明采用不同方式进行采购的限额标准,如江苏某特殊教育师范学院的《校内招标采购工作程序》;第三,部分高校将招投标管理制度进一步细化,形成了关于服务类项目、工程类项目、仪器设备类项目、教材图书、进口设备等的招投标管理制度,如西安交通大学的《小型建设工程招标投标管理办法》、《物业(服务)招标投标管理办法》、苏州大学的《教材与文献资源采购管理实施细则(试行)》、《购置进口免税科教用品若干规定》;第四,少数高校制定了评标专家管理制度,如南京信息工程大学的《招标和验收专家组产生办法(试行)》、苏州大学的《采购评审专家管理暂行办法》;第五,未见高校有关于信息化招标投标管理办法。

   高校的采购管理必须与时俱进,并进行相应的改革和完善。如果高校不改良或变革原有的管理制度以适应社会的发展与时代的进步,会在一定程度上使高校与社会脱节,采购管理工作无法顺利进行。尤其是在科学和技术的迅猛发展的当下,社会已经进入电子信息时代。学校是否可以考虑在招标投标中整合信息化系统,尽量减少经济成本,提高综合效益。

   三、采购管理的特征

   (1)经费来源复杂,归口管理部门多。总的来说,高校的经费来源多样,并呈现出交织复杂的态势。按经费来源分类,高校资金可以分为政府拨款、市场筹措和学术项目。按经费性质分类,高校资金可分为财政性资金和非财政性资金。按经费类型分类,高校资金可分为专项经费、教育经费和科研经费。

   (2)经费使用时效性强,计划性差。按照国家规定,财政拨款按年划拨,专项经费也有一定的使用期限,到期没有用完的经费,需要收回,并影响到下一周期的拨款额。除此之外,某些经费的数额和到位时间也很难事前了解,因此,一旦经费到位,使用部门为了不至于第二年经费清零,就要求采购部门尽快安排实施,以便早日投入使用,导致无法按时进行采购计划的编报,采购计划性较差。

   (3)设备专业性高,所需数量少。高等院校的专业和学科门类众多,导致所需教科研仪器设备的品种多样,差异性较大。由于用于教科研的仪器设备仅用于有限的专业和学科领域,属于专用设备,性能指标专业性高,不同于一般通用设备的采购工作。然而,高校对于单一种类的设备需求量不大,有时一个实验室或一个学院,甚至整所学校仅购置某一种一台设备。

   (4)涉及部门多、时间紧、任务重。高等院校的采购项目往往涉及校内的多个部门,如使用部门、职能部门、财务处、采购处、校领导等,甚至有的项目还需要到教育厅或财政厅备案,这就要求采购人员在有限的时间内快速做好各单位、各部门的协调工作,但是时间往往紧迫,给采购工作带来了一定难度。例如江苏某特殊教育师范学院2014年8月份需要采购一批钢琴,因数额较大委托江苏省设备成套有限公司作为招标代理承接本项目的招标工作,学前学院为使用部门、教务处为职能部门、艺术学院为技术控制部门,作为资产办的工作人员,需要同时与招标代理及校内多个部门进行沟通协调,确保项目顺利完成。

   四、采购管理存在问题的成因

   (1)采购手续繁琐,周期长,效率低。从项目申报至验收付款,需要经历项目申请单、招标公告、招标文件、中标通知书、合同、验收单、发票的填写,校领导需要对项目申请单、合同、验收单、发票进行审批,采购部门需要对项目申请单、招标文件、投标文件、合同、验收单进行存档。通过对各个环节的分析,发现时间主要浪费在部门间信息的传递、对文件的审批、反复的检查等非增值活动中;而在增值活动中,大部分活动都是串联进行的,耽误了大量时间。引入BPR核心思想和信息化系统可有效简化流程、缩短采购时间。通过信息化系统来完成整个采购周期,不仅能规范采购步骤,而且更有效率、更便捷。

   (2)专业设备技术指标具有倾向性。在前期的调研中,一些仪器设备供应商会借机和项目申请部门进行串谋,致使学校在招标采购文件中公布的技术参数倾向于某种品牌,甚至出现仅有一家能满足要求的情况。这种倾向性或排他性的技术要求显然有违公平公正原则,容易滋生腐败行为。招标办作为采购部门,不可能去了解每一种专业设备的技术参数,此时可运用两阶段招标法来确定具体参数。第一阶段,投标人按照招标公告或者投标邀请书的要求提交不带报价的技术建议,招标人根据投标人提交的技术建议确定技术标准和要求,编制招标文件。在这一阶段,招标人与投标人可以就技术方案进行充分沟通、反复商讨以及随时要求增加补充有关资料。第二阶段,招标人向在第一阶段提交技术建议的投标人提供招标文件,投标人按照招标文件的要求提交包括最终技术方案和投标报价的投标文件。

   (3)后续服务工作不到位。高等院校的采购管理工作是一个系统的工作,不仅包括设备的采购,还包括合同的签订、设备的安装、调试和培训、付款等环节。长久以来,高校对设备、工程和服务都是重采购、轻管理。

   (4)付款流程不完善。所有项目款项,均由使用部门提出付款申请,财务处按合同办理。对于一般的设备采购,这样的机制不会出现问题。然而,高等院校中的基础设施建设项目是需要送审后才能确定最终金额,且该金额与合同约定出入较大。但是审计部门与财务处并没有共享信息,导致出现多付款的现象。在高等院校引入信息化系统,将审计系统、采购系统、合同管理系统、财务系统进行对接,可以有效防范类似事件的发生。

   高等院校采购管理工作中出现的问题,究其原因主要在于以下三个方面:一是机构设置不合理,部门之间的职责范围不清,缺乏必要的协调机制;二是制度建设不完善,管理工作中每个环节的衔接没有充分考虑;三是没有引入信息化系统,导致信息传递不通畅,信息共享不及时。要解决这些问题,必须对高等院校的采购管理流程进行重组,界定各部门职责及完成工作的时间与质量,简化审批手续,引入信息系统实现信息的及时共享。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

   1.盛志佳.对高校设备采购管理的思考——以湖南农业大学为例,中国科教创新导刊,2012 (1).

   2.尹勇,高校招投标机构的设置原理及法律依据.高等建筑教育,2009(1).

   3.程光熙,朱琴华,王海林,新形势下高校招投标工作的实践与探索.廉政文化研究,2013 (5).

   (责任编辑:兰卡)

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