加强人力资源和社会保险个人档案管理的思考

  加强人力资源和社会保险个人档案管理的思考

  董丽芳

  (承德市人力资源和社会保障局,河北 承德 067000)

  摘要:人力资源和社会保险个人档案管理是将有关人力资源和社会保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一项基础性工作。人力资源档案管理就是推动人力资源的信息资源,因此为了加速人力资源的流动,必须加强人力资源的档案管理工作,这样才会使人力资源得到充分的利用。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:人力资源和社会保障;档案管理

  中图分类号:C962文献标志码:A文章编号:1000-8772(2015)07-0196-02

  收稿日期:2015-02-12

  作者简介:董丽芳(1978-),女,河北承德人,本科,档案馆员;研究方向:档案管理;人力资源社会保障的档案管理。

  近年来,随着经济的不断进步,人民生活水平的日益提高,社会保障工作日趋完善,社会保障基金规模急剧扩大,人力资源和社会保障个人档案管理工作在当代社会显得尤为重要,其在受到越来越重视的同时,自身的缺陷与制度的不完善也逐渐体现出来。在新形势下为了解决好人力资源和社会保障个人档案管理工作遇到的新问题和新情况,就需要不断增强管理工作的能力和水平。

  人力资源和社会保险个人档案管理是将有关人力资源和社会保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一项基础性工作。对于做好人力资源和社会保障整体工作至关重要,尤其是大批国有企业改制,员工与企业解除劳动关系后给个人档案管理工作带来了新的挑战,再加上一些用人较少的微小企业为了减少管理成本,往往更喜欢人事档案管理代理,人与档案脱节的问题也比较突出,如何适应新形势下人力资源和社会保障个人档案管理工作遇到的新情况和新问题,不断加强人力资源和社会保障个人档案管理工作,为党和政府做好人力资源和社会保障工作提供完整、科学、详实的基础数据,是人力资源和社会保险个人档案管理工作者面临的重要任务。

  一、人力资源和社会保险档案管理存在的问题

  (一)对劳动保险档案管理重视不够

  劳动保障档案数量巨大,工作环节繁琐,管理档案的硬件投入不足,有的地方部门由于档案归档不及时,档案保存工作不到位,甚至出现丢失的现象。

  (二)社会保险档案管理机制不健全

  社会保险档案由于涉及的面比较广泛,不同的类别社会保障档案分别由不同的部门管理,管理出现了多方管理,而且部门之间沟通困难、不及时,一个人的资料由不同机构管理,不能形成完整的档案信息,这就加重了管理的负担,同时给单位带来不必要的麻烦。

  (三)档案资料收集难、归档不齐全

  由于在日常管理档案工作存在各自为阵的现象,致使档案工作人员在收集和整理档案材料时,往往收不齐,收不到,致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏,给档案工作造成损失。例如,自谋职业者或灵活就业人员参保档案因为未及时建档或归档不够及时,就存在跨年度移交和归档保管,查阅困难的问题。又如平常业务经办人员为了查询方便不及时移交资料,致使这些对今后工作具有查考利用价值的“真品”散存在业务承办部门,有的甚至流落在个人手中,只为局部和自己暂时使用考虑,没有为全局的发展与建设考虑,致使部分档案有空缺现象,这样就影响了档案的完整性,影响了利用工作,最终对服务日常工作造成不利。

  (四)档案管理人员业务素质不高

  近年来,社会保险经办机构虽然按照上级部门具体要求,积极开展档案升级工作,健全了档案机构,明确了专兼职档案员,建立了以办公室为主体,有关职能部门配合的上下统一联系的档案工作管理网络。但在实际工作中,这种网络体系“名存实亡”,使作用没有更好地发挥出来,究其原因可以从两个方面来看:一是专职档案员调换频繁,精力不能集中,部分档案管理人员有看摊守业思想,没有积极收集资料,更没有积极主动地指导或参与业务科室档案整理;另一方面从业务科室管理工作来看,觉得身为兼职档案员,认为只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了,不清楚哪些资料应该上交档案室,也不明白怎样整理才算科学规范。所以,上下并没有真正形成协调指导关系,这为以后的档案管理工作进一步走向规范造成不利。

  (五)档案升级工作重名不重利,档案利用效率低。

  有的经办机构只是把档案升级工作当做上级工作任务,不得不重视档案升级工作,花费人力、物力、财力,使管理工作达到一定的标准,但仅仅停留在升级达标,却没有把档案管理工作作为一项常态性工作。个别单位在达标升级工作中只重视硬件建设而忽视软件建设,投入大量资金购置档案用品和档案保护设备,对档案室加以“包装”,而没有真正按照管理办法归档整理,存在缺、漏现象,显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来,目前的社会保险业务档案管理工作满足日益复杂繁重的工作需要仍然有欠缺,档案发挥的作用似乎有些单薄。

   二、加强社会保险档案管理的对策

  (一)大力宣传档案法规,强化档案意识,进一步加强档案资料的收集。首先,各级领导要身先士卒,将档案工作与其它各项业务工作放在同等重要地位,将其纳入日常工作规划,将档案工作列为目标管理考核项目之中,做到主要领导亲自过问,分管领导具体负责。其次,不能放松档案宣传工作,要充分认识到新形势下社会保障档案管理工作的重要地位和作用,加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传,让广大干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法,不断提高广大干部参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性,督促各科室主动上交归档资料。再次,动员和组织全体工作人员参与档案工作,加(下转203页)(上接195页)强对日常各类文件资料的收集、保管,注意为日后积累史料。对不能立即收集的,要做好清理和交接登记,掌握资料的着落,便于以后的整理归档。

  (二)加强档案管理工作队伍建设,提高档案人员的业务素质。档案人员担负着对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等基本工作,加强档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。要挑选合格的干部担任档案员,档案人员必须在思想上具有高度的责任心、政治警惕性和严格的纪律性,在业务上要求做到熟、精、勤。档案工作人员要转变观念,消除等待调卷利用档案的思想,要积极思考如何更好的开发利用档案信息资源,提高档案利用效率。二是加强培训,提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。此外,档案工作人员还应注重计算机管理档案等各种知识的培训,以便适应现代科学的发展。三是要充分发挥网络体系作用,专职档案员一方面主动收集散存在科室和个人手中的档案资料,做到不缺不漏;另一方面,经常与业务部门负责档案工作人员加强联系,不仅在业务上给予指导,而且在具体操作上积极参与,使科室档案和机关档案同时进行规范化管理。四是开展经验交流,提高档案管理水平,互相取长补短,开阔视野,学习经验,探讨研究档案知识,总结教训,改进工作不足,提高工作效率。

  (三)加强档案管理达标升级工作,真正做到标准化、规范化、科学化、现代化。实践证明,各级社会保险经办机构开展档案管理达标升级活动对于增强社保经办人员的档案意识,加强档案规范化管理有着明显的推进作用,它也是发展档案事业的一种有效的手段和途径。标准化即严格按照文件规定,各个环节都要达到升级标准;规范化即健全规章制度,规范管理档案;科学化即采取有效归档方法,结合部门自身实际需要制定的“三合一”制度,逐步形成一个门类比较齐全、管理有序的综合档案规范体系;现代化即改善档案保管条件,加强硬件设施建设,为规范化管理档案提供必要条件。同时,把档案管理升级工作纳入综合工作目标考核中去,让社会保险档案事业与社会保险业务工作同步发展。

  (四)充分发挥档案作用,为现实工作服务。一是归档资料要齐全,这样才能保证查借档案内容的广泛性。二是建立各项查借阅制度,编制检索工作,为查找和利用档案提供方便。三是实现现代化管理,利用微机管理档案,全面、准确、快速的提供档案资料,充分发挥档案为业务经办工作服务的作用。四是收集档案利用的实际效益,促进档案利用率的提高。

  社会保险档案管理工作今后应更好地服从和服务社会保险工作的大局,从社会保险档案管理的实际情况出发,全面贯彻落实《社会保险业务档案管理规定(试行)》及有关法规,积极配合档案行政管理部门,以实现档案制度化、规范化、信息化、专业化管理为目标,以实行档案综合管理为手段,进一步提高社会保险档案的管理水平,不断推动社会保险事业的可持续发展。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

  [1] 锅彩虹;浅议保定市社会保险业务档案管理[J];青春岁月;

   2010年07期.

  [2] 锅彩虹;浅议保定市社会保险业务档案管理[J];青春岁月;

   2010年07期.

  (责任编辑:赵蕾)

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