浅析会计电算化条件下的企业内部控制的论文

  浅析会计电算化条件下的企业内部控制的论文随着信息技术的普及,实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后,会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化:一方面,由于使用了电算化管理,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高;另一方面,会计电算化的实施,也给企业的内部控制带来了许多新的挑战。因此,如何充分发挥会计电算化的便捷高效,使企业内部控制在新的环境下不落后于形势,确保企业财产的安全,为企业经营决策提供完整的信息,创造更高的效益,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。

  一、电算化会计特征

  会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是一个用电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、判断乃至提供决策的过程。从某种意义上说,电算化会计是为了满足企业制度的需要,对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化要求的新型应用型学科。与原有手工记账相比,具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。它的使用,可以节约大量的人力、物力和时间。

  二、加强电算化条件下的内控制度

  内部控制是企业在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理、业务处理手续等控制措施的总称。严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。WwW.11665.Com国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错概率较低,,但人为造成出错和舞弊的现象有增无减,而且一旦出现舞弊,损失巨大。因此,强化内控管理,制订有效的电算化环境下的内部控制制度,提高电算化的管理水平,是建立内部控制制度的内在要求,也是提高企业管理水平的重要途径。

  1.加强机构和人员的管理与控制

  会计核算软体投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,要对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修电脑及会计软体系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等等。这样通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制,来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。

  2.加强系统操作环境管理和控制

  操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。操作程序控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现。操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件。如规定交接班手续和登记运行日志,规定资料备份及机器的使用规范,规定软碟专用以防病毒感染。系统维护包括硬体维护和软体维护,硬体维护主要包括:

  (1)定期进行检查并做好记录。

  (2)在系统运行过程中出现硬体故障要及时进行故障分析并做好记录。而软体维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。

  3.加强系统的安全控制

  加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括:

  (1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;

  (2)设置操作权限限制;

  (3)操作人员身份的密码控制;

  (4)数据存储和处理相隔离;

  (5)机房的工作环境保护。

  网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括:数据加密技术,访问控制技术,认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的,尽量使用光纤传输,接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。

  4.加强内部审计

  内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计应该包括以下几个方面:

  (1)对会计资料定期进行审计,电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关、法规的规定,审核费用签字是否符合企业内控制度,凭证附件是否规范完整;

  (2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;

  (3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改数据的现象;

  (4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。

  5.加强会计档案管理

  会计档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计资料和程序的软碟及其他存储介质。系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:

  (1)存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。

  (2)各种安全保证措施,如备份软碟应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方。

  (3)采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

  随着计算机在会计工作中的普遍,企业对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性。因此,加强会计电算化内部控制不容忽视,并且要不断地深入,促使会计电算化环境下的内部控制制度不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,从而为企业的经营决策提供完整的信息,为企业创造更高的经济效益。

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